Άρθρα
Meetings: Πώς μπορούμε να τα βελτιώσουμε;
Γράφει η Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου*,
Ψυχολόγος BSc – Συστημική Ψυχοθεραπεύτρια, Συντονίστρια Σεμιναρίων.
Ο άνθρωπος είναι κοινωνικό ον και είναι στη φύση του η ανάγκη να συνυπάρχει με άλλους, είτε σε προσωπικό είτε σε κοινωνικό – επαγγελματικό επίπεδο. Σημαντικό και αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητας μεγάλης μερίδας εργαζομένων είναι τα meetings, στα οποία καλούνται είτε να συμμετάσχουν είτε να τα συντονίσουν.
Σε θεωρητικό επίπεδο, τα meetings είναι η εξέλιξη μιας πιο δημοκρατικής διοίκησης των επιχειρήσεων, όπου αναγνωρίζεται η “φωνή” των εργαζομένων, οι οποίοι αποτελούν μέρος των αποφάσεων –και αυτό αναδεικνύει την επιχείρηση.
Τα meetings μπορούν να ενώσουν αποτελεσματικά ιδέες και απόψεις και να δώσουν την ευκαιρία οι άνθρωποι να εργάζονται με έναν πιο συντονισμένο και συνεργατικό τρόπο. Ειδικά σε περιόδους κρίσης, δίνουν την ευκαιρία στους ανθρώπους για διατήρηση της ανθεκτικότητας, εξασφάλιση της συνοχής, μεταφορά της απαραίτητης πληροφορίας, ταχύτερη λήψη αποφάσεων και προσαρμογή σε τυχόν νέα δεδομένα. Επίσης, το brainstorming μιας ομάδας έχει αποδειχτεί ότι προσφέρει καλύτερες λύσεις από αυτές που δίνουν μεμονωμένα τα άτομα.
Παρόλα αυτά, το σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον και οι σύνθετες και πολύπλοκες εργασιακές συνθήκες, με τις οποίες έρχονται αντιμέτωποι οι άνθρωποι, έχουν οδηγήσει σε σημαντική αύξηση των ωρών που χρειάζεται να αφιερώνουν στα meetings, με αποτέλεσμα να επηρεάζεται η παραγωγικότητα, να γίνονται άσκοπα και να εξουθενώνουν τους συμμετέχοντες χωρίς αποτέλεσμα. Έρευνες, μάλιστα, δείχνουν ότι μπορεί το 1/3 από τα meetings που γίνονται να μην είναι απαραίτητα. Αυτό δεν σημαίνει φυσικά ότι θα πρέπει να καταργηθούν, αλλά χρειάζεται να αφαιρεθούν τα μη αναγκαία και να βελτιωθεί η ποιότητα όσων πρέπει να διεξαχθούν, ώστε να γίνονται αποτελεσματικές, ελκυστικές και περιεκτικές συναντήσεις με νέες προοπτικές.
Ένας αρχικός βοηθητικός τρόπος, για να διερευνήσει κανείς την αναγκαιότητα ή μη ενός meeting, είναι να αναρωτηθεί, για το meeting που σχεδιάζει ή καλείται να συμμετάσχει, εάν έχει σκοπό ένα από τα ακόλουθα:
- να παρθεί μια απόφαση
- να γίνουν κάποιες ενέργειες
- να μεταδοθεί γνώση
- να δεθεί η ομάδα.
Εάν όχι, τότε ίσως δεν είναι απαραίτητο.
Επίσης, ο τρόπος που επιλέγουμε να φτιάξουμε την agenda για το meeting είναι σημαντικός παράγοντας για την καλή του έκβαση. Κάποια βασικά ερωτήματα που θα πρέπει να θέτουμε είναι εάν ενθαρρύνει η agenda να ακουστούν διαφορετικές φωνές και πώς θα συμβάλει στην επίλυση των θεμάτων. Ένας εναλλακτικός τρόπος είναι αντί η agenda να είναι ένα σύνολο θεμάτων, να είναι ένα σύνολο ερωτήσεων προς απάντηση. Αυτός ο τρόπος μας καθοδηγεί όσον αφορά στο ποιοι πρέπει να προσκληθούν και για πόσο χρόνο, οι συμμετέχοντες προβληματίζονται επάνω στις ερωτήσεις και μπορούν να αξιολογηθούν καλύτερα τα αποτελέσματα.
Η διάρκεια των meetings, η απουσία καθυστερήσεων και η καλή διαχείριση του χρόνου, καθώς επίσης η ενημέρωση του σκοπού τους, ώστε οι συμμετέχοντες να έρθουν προετοιμασμένοι, επηρεάζουν την αποτελεσματικότητά τους. Η εναλλαγή του συντονιστή είναι ένας καλός τρόπος για ενεργή συμμετοχή, καθώς εμπεριέχει νέες φωνές και ίσως διαφορετικούς τρόπους προσέγγισης και δίνει την ευκαιρία ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων.
Χρειάζεται να αφιερώνουμε λίγα λεπτά για αναστοχασμό μετά από κάθε meeting και να αναρωτιόμαστε εάν οι συμμετέχοντες ήταν συγκεντρωμένοι ή αποσπασμένοι, εάν γίνονταν παράπλευρες συνομιλίες κατά τη διάρκειά του, ποιοι συμμετείχαν περισσότερο, τι ήταν αυτό που ενεργοποίησε περισσότερο τη συμμετοχή των συμμετεχόντων και τι χρειάζεται να κάνουμε για να το ενθαρρύνουμε περισσότερο σε μελλοντικά meetings.
Τα εργαλεία που μας έχει δώσει η τεχνολογία σε σχέση με τον τρόπο διεξαγωγής των meetings, σε συνδυασμό με τη διάθεση για φιλική και συμπεριληπτική κουλτούρα και την αύξηση του υβριδικού μοντέλου εργασίας, πολλές φορές αυξάνουν σημαντικά τον αριθμό των ανθρώπων που συμμετέχουν σε διαδικτυακά meetings, χωρίς αυτό να είναι απαραίτητο, και στερούν τον χρόνο από πιο σημαντικά θέματα.
Η διεξαγωγή έρευνας όπου οι εργαζόμενοι θα αξιολογούν τα meetings στα οποία συμμετέχουν είναι σημαντικό εργαλείο για τη βελτίωσή τους, καθώς μπορούν να αναδυθούν τόσο οι δυνάμεις όσο και οι αδυναμίες τους. Ερωτήσεις όπως τι λειτουργεί αποτελεσματικά στα meetings, τι χρειάζεται βελτίωση, τι προτάσεις έχουν, βοηθούν προς αυτή την κατεύθυνση.
* Η κα Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου παρέχει υπηρεσίες σε εταιρείες μέσω ατομικών συνεδριών, μικρών ομάδων εργασίας, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και συμβουλευτικής (coaching).
Διατηρεί προσωπικό γραφείο για την παροχή συνεδριών ψυχοθεραπείας και συμβουλευτικής σε άτομα, οικογένειες, ζευγάρια και ομάδες.
Έχει υπάρξει ανώτατο στέλεχος Ασφαλιστικών Εταιρειών.
e-mail: [email protected]
Ακολουθήστε την ασφαλιστική αγορά στο Google News
