Σοφία Ζερβουδάκη: Eπενδύοντας στον πιο πολύτιμο πόρο μας

Η σωστή διαχείριση του χρόνου αποτελεί τεράστια πρόκληση για κάθε επαγγελματία, καθώς καλείται να διεκπεραιώσει πληθώρα υποχρεώσεων και να τακτοποιήσει εκκρεμότητες σε πολύ συγκεκριμένο χρόνο. Υπάρχει, άραγε, τρόπος να αντιμετωπίσει αυτή την πρόκληση οργανωμένα και αποτελεσματικά;

Τα τελευταία αρκετά χρόνια, με εξαίρεση ίσως το διάστημα της εποχής του κορωνοϊού με τις αυστηρές καραντίνες, σε συζητήσεις με συναδέλφους ή προγραμματίζοντας την ατζέντα των συναντήσεων του MDRT, ένα από τα πιο επίκαιρα θέματα που προέκυπτε πάντα ήταν η σωστή διαχείριση χρόνου.

Ωστόσο, κάποια στιγμή η φράση αυτή έγινε η αυτόματη απάντηση που δίναμε όταν καλούμασταν να εξηγήσουμε τι περιορίζει την αποδοτικότητά μας, γιατί είμαστε νευρικοί ή στρεσαρισμένοι, γιατί δεν επιλέγουμε να είμαστε πιο δημιουργικοί ή γιατί δεν εστιάζουμε στην εφαρμογή αλλαγών στον τρόπο δουλειάς μας, από την εξεύρεση μέχρι την εξυπηρέτηση. Σε μεγάλο βαθμό, πιστεύω ότι όταν λέμε: «Δεν κάνω σωστή διαχείριση χρόνου», εννοούμε ότι, συνειδητά ή ασυνείδητα, επιλέγουμε να είμαστε αναβλητικοί με αυτά που γνωρίζουμε ότι είναι σημαντικά ή που απαιτούν από εμάς να αλλάξουμε συνήθειες.

Ολοκληρώνοντας την 3η μου θητεία ως MDRT Country Chair, έχοντας τη διαχείριση του γραφείου μου, των συνεργατών μου, των πελατών τους κάποιες στιγμές και, φυσικά, των δικών μου και, ταυτόχρονα, μεγαλώνοντας δύο έφηβες κόρες, ακούω συχνά την ερώτηση: «Πώς προλαβαίνεις;». Η απάντηση είναι: «Δεν προλαβαίνω, ωστόσο, προσπαθώ να κάνω όλα αυτά που έχουν νόημα». Για μένα η προσπάθεια αυτή είναι ένας μαραθώνιος αγώνας, μια μάχη με τον εαυτό μου κάθε μέρα, να εστιάσω το μυαλό μου, να αντιταχθώ στην αναβλητική μου φύση, να λειτουργήσω έξυπνα και επιχειρηματικά, να βάλω στην άκρη τον ψυχαναγκασμό και την τελειομανία μου και να παραχωρήσω κάποιον από τον έλεγχο σε άλλους ανθρώπους, δείχνοντάς τους εμπιστοσύνη, λέγοντας ταυτόχρονα σε κάποιους άλλους αυτό το μαγικό «όχι», που μέχρι πρότινος θεωρούσα αγενές.

Στην προσπάθειά μου αυτή, το πιο σπουδαίο όπλο, εργαλείο, εφόδιο που έχω είναι η αρχή του επείγοντος/σημαντικού του Eisenhower (Do-Decide-Delegate-Delete), που έμαθα, χωρίς να δώσω πολλή σημασία, μέσα από τον Stephen Covey, αλλά εφάρμοσα ευλαβικά μετά από μια συζήτηση κατά τη διάρκεια του MDRT Annual Meeting στη Βοστώνη το 2022.

Αν όντως θέλετε να νιώθετε κύριοι του χρόνου σας, πάρτε χαρτί και μολύβι ή το τάμπλετ και την πένα του. Κάντε έναν σταυρό και ορίστε τη γραμμή του σημαντικού και τη γραμμή του επείγοντος. Στα 4 τεταρτημόρια που προκύπτουν έχετε τη λύση σας:

• Επείγον & σημαντικό: Πρέπει να γίνει και καλό είναι να γίνει πρώτο.
• Σημαντικό & μη επείγον: Εδώ κρύβεται συνήθως το μυστικό της ανάπτυξής μας και δεν δίνουμε τη σημασία που χρειάζεται, αναβάλλοντας τα πράγματα που πρεπει να βρούμε χρόνο να κάνουμε.
• Επείγον & μη σημαντικό: Αναθέστε το, με προσοχή όμως, καθώς χωρίς σωστό προγραμματισμό οι άνθρωποι που φορτώνονται με τα δικά σας, κινδυνεύουν να γίνουν κάποια στιγμή μη αποτελεσματικοί με τα δικά τους.
• Μη σημαντικό & μη επείγον: Το ανεπιθύμητο (junk) για όλους. και εδώ είναι που μαθαίνω να λέω «όχι».

Υπάρχουν πολλά templates online, για να συμπληρώνετε κάθε ημέρα, ή μπορείτε να φτιάξετε το δικό σας.

Καθώς το matrix του Eisenhower αναφέρεται ως πίνακας προτεραιoτήτων ή πίνακας αποφάσεων, κάποια στιγμή σκέφτηκα ότι μπορεί να αποτελέσει ένα εργαλείο στη συζήτηση με τους πελάτες μας (ή ακόμα και τους συνεργάτες μας).

Βλέπετε, ο υποψήφιος πελάτης μας, που λέει «ίσως» ή «όχι», μάλλον έχει τοποθετήσει υποσυνείδητα τη συγκεκριμένη απόφαση σε κάποιο από τα τεταρτημόρια που μοιραία δεν τον αφήνουν να πει ναι. Τι θα λέγατε να κάνατε μαζί του εξαρχής το παραπάνω σχεδιάγραμμα. να δείτε, από την αρχή της κουβέντας σας, πού εντάσσει τη συγκεκριμένη απόφαση, ώστε να αναγνωρίσετε τον βαθμό δυσκολίας, και πριν ολοκληρώσετε, να δείτε πού μπορεί αυτή η απόφαση να έχει μετακινηθεί. Ουσιαστικά μπορείτε να έχετε μέσα από τον ίδιο τον πελάτη σας έναν άξονα για το πώς η συζήτησή σας μπορεί να προχωρήσει μπροστά, κάνοντάς τον ταυτόχρονα να μοιραστεί πολλές πληροφορίες για τη ζωή του και καταλαβαίνοντας τον τρόπο που σκέφτεται και ακόλουθα αποφασίζει να δράσει. Και, βέβαια, να προβλέψετε, σε μεγάλο βαθμό, και να διαχειριστείτε, ίσως πιο αποτελεσματικά, την αναβλητικότητα που θα μπορούσε να επιδείξει στη λήψη της απόφασης.

Όπως και να έχει, σκεφτείτε το εξής: οι πελάτες μας μάς εμπιστεύονται, για να τους καθοδηγήσουμε μέσα σε ένα ανασφαλές και μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Τι νομίζετε ότι θα σκεφθούν, αν από την αρχή της επι κοινωνίας σας τούς δείξετε έμπρακτα ότι μπορείτε να τους βοηθήσετε να επενδύσουν αποτελεσματικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους; Όπου πόροι είναι φυσικά τα χρήματά τους, αλλά ταυτόχρονα, και πιο σημαντικό ίσως, ο χρόνος τους. Όπως και ο δικός μας, άλλωστε. Άρα, εν τέλει: «Γιατί, αγαπητέ μου πελάτη, είσαι φειδωλός με τους δικούς σου πόρους, ωστόσο, σπαταλάς με ευκολία τους δικούς μου;».

Η κα Σοφία Ζερβουδάκη δραστηριοποιείται στον χώρο των χρηματοασφαλιστικών υπηρεσιών 23 έτη, καριέρα που ακολούθησε αμέσως μετά την αποφοίτησή της από το Εθνικό Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών, όπου σπούδασε Οικονομικές Επιστήμες. Είναι μέλος της HFPA (Hellenic Financial Planners Association) και κάτοχος των Ευρωπαϊκών Πιστοποιήσεων Insurance Intermediary SQF 3 & 4 της EFICERT, που της εξασφαλίζουν τον διεθνή τίτλο CFA (Certified Financial Advisor).

Ισόβιο μέλος του MDRT, με 15 εγγραφές, έχει συμμετάσχει σε ισόποσα Annual Meetings στις ΗΠΑ και τον Καναδά, έχοντας την τιμή σε τρία από αυτά να είναι ομιλήτρια: Orlando (2017), Miami (2019) & στο Virtual Meeting του 2021. Εδώ και 11 έτη είναι μέλος της Επιτροπής Επικοινωνίας του Οργανισμού στην Ελλάδα, εκτελώντας χρέη Προέδρου από τον Σεπτέμβριο του 2020 έως και σήμερα, όντας ο 2ος ιστορικά πρόεδρος που ανανεώνει τη θητεία του για 3η χρονιά. Ασχολείται με το mentoring και το management ασφαλιστών για πάνω από 15 έτη. Είναι agency manager στην Interamerican.

Ακολουθήστε την ασφαλιστική αγορά στο Google News