Multitasking και παραγωγικότητα

Είναι γεγονός ότι καθημερινά ο εργαζόμενος καλείται να κάνει πολύ περισσότερα πράγματα σε σχέση με το παρελθόν, με τις έρευνες (Schor, 2003) να δείχνουν ότι σήμερα ο εργαζόμενος στην Αμερική δουλεύει έναν έξτρα μήνα τον χρόνο σε σχέση με το 1970. Επίσης, καθημερινά προστίθενται άτυπες υποχρεώσεις, όπως για παράδειγμα τα συνεχή μηνύματα από συναδέλφους ή οι παρεμβάσεις από τα social media, που αποσπούν την προσοχή του και επηρεάζουν την παραγωγικότητά του.

Γράφει η Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου, Ψυχολόγος BSc – Συστημική Ψυχοθεραπεύτρια, Συντονίστρια Σεμιναρίων*

Ο σύγχρονος εργαζόμενος είναι συχνά αντιμέτωπος με τη χωρίς διακοπή σύνδεσή του με το εργασιακό περιβάλλον. Μέσω της τεχνολογίας δίνεται η δυνατότητα ανοίγματος μία πόρτας στην προσωπική ζωή που είναι δύσκολο να κλείσει και δημιουργεί την “always-on” κουλτούρα, που έχει αρνητικές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα του ατόμου. Συχνά, η συνεχής «εξ αποστάσεως» παρουσία συνδέεται με τη δέσμευση στην εταιρεία και ερμηνεύεται ως ένα σημάδι, ότι κάποιος έχει την ικανότητα υψηλής απόδοσης. Σύμφωνα με έρευνες, η παραγωγικότητα και η γνωσιακή απόδοση εξασθενεί όταν η εργασιακή ημέρα υπερβαίνει τις οχτώ ώρες και μπορεί να οδηγήσει σε επαγγελματική εξουθένωση. Σε αυτές τις συνθήκες της συνεχούς συνδεσιμότητας, είναι ακόμη πιο σημαντικό να γνωρίζει ο εργαζόμενος πώς να ορίζει σαφή όρια προκειμένου να διατηρήσει την παραγωγικότητά του.

Μέσα σε αυτό το περιβάλλον έχει αναπτυχθεί η πρακτική του multitasking, που δίνει συχνά την εντύπωση στο άτομο ότι είναι εξυπνότερο και νοιώθει περήφανο για αυτό. Η διαδικασία των πολλαπλών παράλληλων εργασιών μπορεί να φαίνεται ως ένας αποτελεσματικός και ενεργητικός τρόπος εργασίας, στην πραγματικότητα, όμως, οι άνθρωποι είναι πολύ πιο παραγωγικοί όταν λειτουργούν κάνοντας ένα πράγμα κάθε φορά (single tasking). Ιδιαίτερα, σε περιπτώσεις που η εργασία απαιτεί συνειδητή προσπάθεια και δεν είναι μία αυτοματοποιημένη διαδικασία. Έρευνες δείχνουν ότι, λόγω του περιορισμένου εύρους του γνωσιακού μας πεδίου, κάθε φορά που αλλάζουμε δραστηριότητα χρειάζεται χρόνος και ενέργεια για να γίνει η μεταστροφή και αυτό έχει ως συνέπεια τη μείωση της παραγωγικότητας.

Η παράλληλη ενασχόληση με διαφορετικά πράγματα, που για αρκετούς ερευνητές δεν είναι ανθρωπίνως δυνατή, όχι μόνο επιβραδύνει την αποτελεσματικότητά μας αλλά είναι η αιτία περισσότερων λαθών, επηρεάζει την ποιότητα των αποφάσεών μας, απαιτεί περισσότερο χρόνο και ενέργεια για την ολοκλήρωση των καθηκόντων και, κατά συνέπεια, καταστρέφει την παραγωγικότητα και τη δυνατότητα στρατηγικής σκέψης. Είναι προτιμότερο να δεσμεύεται κανείς στην ολοκλήρωση μίας εργασίας πριν προχωρήσει στην επόμενη.

Το multitasking είναι μια συνήθεια που δεν αλλάζει εύκολα, καθώς δημιουργεί έκκριση ντοπαμίνης στον εγκέφαλο και αυτό αναπαράγει την ανάγκη για τροφοδότηση με συνεχή ερεθίσματα. Υπάρχουν, όμως, ορισμένοι τρόποι για να το πετύχετε:

• Ομαδοποιήστε αυτά που έχετε να κάνετε, όπως για παράδειγμα δημιουργική και εις βάθος εργασία, meetings, απάντηση emails και μηνυμάτων, διοικητικά καθήκοντα, κ.λπ.
• Ιεραρχήστε προτεραιότητες, ορίζοντας τις δύο πιο σημαντικές δράσεις της ημέρας.
• Προσδιορίστε διαστήματα χωρίς διακοπή μέσα στην ημέρα σας, τα οποία θα αφιερώσετε στις σημαντικές εργασίες, μεταφέροντας, όσο είναι εφικτό, meetings και τηλεφωνικές συνομιλίες για αργότερα.

Η δυσκολία σε αυτόν τον τρόπο οργάνωσης των εργασιών είναι πώς θα περιορίσετε αυτά που σας αποσπούν την προσοχή και πώς θα παραμείνετε εστιασμένοι σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία. Για να διευκολυνθείτε, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Απομακρύνετε τους πειρασμούς, κλείνοντας το internet ή μπλοκάροντας για ορισμένο χρόνο την πρόσβαση σε συγκεκριμένα apps.
• Ένας τρόπος ώστε οι σκέψεις να μην αποσπούν την προσοχή είναι να κρατάτε σημειώσεις για αυτές που μπορεί να φανούν χρήσιμες σε κάποιο άλλο θέμα.
• Στην αρχή αυτής της διαδικασίας, εάν υπάρχει δυσκολία, ξεκινήστε αφιερώνοντας πέντε λεπτά σε ένα θέμα χωρίς διακοπή και σταδιακά αυξήστε τον χρόνο μέχρι να καταφέρετε να έχετε τουλάχιστον μερικά διαστήματα 20-30 λεπτών χωρίς διακοπή μέσα στην ημέρα.

Τέλος, η διαδικασία αυτής της αλλαγής, που θα οδηγήσει σε πιο παραγωγική εργασία και πιο υγιή νου, μπορεί να διευκολυνθεί εάν μοιραστείτε αυτή την επιλογή με συναδέλφους και ορίσετε μικρές ανταμοιβές κάθε φορά που πετυχαίνετε τον στόχο.

Η κα Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου παρέχει υπηρεσίες σε εταιρείες μέσω ατομικών συνεδριών, μικρών ομάδων εργασίας, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και συμβουλευτικής (coaching).
Διατηρεί προσωπικό γραφείο για την παροχή συνεδριών ψυχοθεραπείας και συμβουλευτικής σε άτομα, οικογένειες, ζευγάρια και ομάδες.
Έχει υπάρξει ανώτατο στέλεχος Ασφαλιστικών Εταιρειών.
e-mail: [email protected]