Η σημασία της ιεράρχησης των προτεραιοτήτων στη ζωή μας
Ο Stephen Covey, Αμερικανός συγγραφέας, αναφέρει ότι οι περισσότεροι από εμάς ξοδεύουμε πολύ περισσότερο χρόνο στα επείγοντα, μη σημαντικά θέματα και πολύ λιγότερο σε αυτά που έχουν μεγαλύτερη αξία.
Γράφει η Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου
Ψυχολόγος BSc – Συστημική Ψυχοθεραπεύτρια, Συντονίστρια Σεμιναρίων*
Mέσα σε μία πολύπλοκη καθημερινότητα, όπου όλα θεωρούνται επείγοντα και σημαντικά, οι άνθρωποι καλούνται, τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική, οικογενειακή και κοινωνική ζωή, να οργανώσουν και να υλοποιήσουν τις προτεραιότητές τους, ενώ ταυτόχρονα πρέπει να έχουν την ευελιξία να τις τροποποιούν. Σε αυτή την προσπάθεια, συχνά, μεγάλο μέρος του χρόνου καταναλώνεται είτε σε επείγουσες είτε σε ασήμαντες δραστηριότητες και εστιάζουμε λιγότερο σε αυτά που έχουν πραγματική αξία.
Ο καθορισμός των προτεραιοτήτων και ο σωστός προγραμματισμός υλοποίησής τους συμβάλλει στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και της ενέργειας. Οι άνθρωποι έχουμε συχνά την τάση να εστιάζουμε στην ολοκλήρωση πρώτα των εύκολων εργασιών, γεγονός που, προφανώς, καθυστερεί την ενασχόληση με τις πιο δύσκολες ή περίπλοκες εκκρεμότητες.
Τα οφέλη της αξιολόγησης και ιεράρχησης προτεραιοτήτων μπορεί να είναι πολλαπλά:
- Αύξηση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας.
- Μεγαλύτερη διαύγεια για τα πιο σημαντικά θέματα και διασφάλιση ότι αφιερώνεται αρκετός χρόνος και προσοχή, ώστε να ολοκληρωθούν με επιτυχία.
- Βελτίωση της εστίασης και μείωση της απόσπασης της προσοχής.
- Ανακούφιση από το στρες και το άγχος.
- Εστίαση στα πιο σημαντικά, καθημερινά.
- Καλύτερες επιλογές αναφορικά με τo πώς διαθέτουμε τον χρόνο μας.
Υπάρχουν τέσσερις κατηγορίες καθημερινών υποχρεώσεων, σύμφωνα με το παραπάνω διάγραμμα του Αϊζενχάουερ.
Αυτές είναι οι εξής:
1) οι επείγουσες και σημαντικές εργασίες,
2) οι σημαντικές, αλλά όχι επείγουσες,
3) οι επείγουσες, αλλά όχι σημαντικές και
4) οι ούτε επείγουσες ούτε σημαντικές.
Είναι σημαντικό, κάθε φορά που αξιολογούμε την ιεράρχηση των προτεραιοτήτων μας, να εξετάζουμε σε ποια κατηγορία ανήκουν. Επιπρόσθετα, μέσα από αυτή τη διαδικασία, μπορούμε να αναγνωρίσουμε ποιες θέλουμε να διατηρήσουμε και ποιες όχι. Είναι σημαντικό, επίσης, να αξιολογούμε εάν κάτι μπορούμε να το αναβάλουμε ή να το παραλείψουμε εντελώς, εάν ανήκει στην κατηγορία των μη επειγουσών και μη σημαντικών.
Οι δεξιότητες που απαιτούνται για τον καθορισμό των προτεραιοτήτων είναι οι ακόλουθες:
- Η εκχώρηση δραστηριοτήτων σε τρίτους, όταν κρίνεται αναγκαίο. Συχνά, οι άνθρωποι το αποφεύγουν και προτιμούν να επιβαρύνουν το πρόγραμμα και την καθημερινότητά τους, γιατί θεωρούν ότι είτε θα χρειαστούν πολύ χρόνο και κόπο είτε ότι εκείνοι θα διευθετήσουν καλύτερα την όποια εκκρεμότητα. Ωστόσο, εκχωρώντας δραστηριότητες, αφιερώνουμε χρόνο και ενέργεια σε άλλες, πιο σημαντικές.
- Η ικανότητά μας να λέμε «όχι», όταν είναι απαραίτητο, είναι σημαντική. Να επιτρέπουμε στον εαυτό μας να λέει «όχι», εξηγώντας τους λόγους, ενώ παράλληλα μπορούμε να προτείνουμε εναλλακτικές και λύσεις.
- Όταν γνωρίζουμε γιατί κάτι είναι σημαντικό, δημιουργούνται κίνητρα για την επίτευξή του.
- Να αφιερώνουμε χρόνο για τον εντοπισμό των μέσων και των δυνατοτήτων που διαθέτουμε, για την καλύτερη υλοποίηση των ενεργειών μας.
- Να αξιολογούμε τις εργασίες μας, ανάλογα με τον χρόνο που απαιτείται για να υλοποιηθούν. Συχνά, κατακλυζόμαστε από εκκρεμότητες και αυτό μειώνει την παραγωγικότητά μας και αυξάνει την αναβλητικότητα. Η διευθέτηση των εκκρεμοτήτων που χρειάζονται λιγότερο χρόνο και μικρότερη προσπάθεια δίνει breathing space και δημιουργεί μία αίσθηση ολοκλήρωσης, που μας δίνει ώθηση μέσα στην ημέρα.
- Να έχουμε την ευελιξία να τροποποιούμε τα σχέδιά μας, σύμφωνα με τα νέα δεδομένα που μπορεί να προκύψουν, τα οποία μας δείχνουν ότι χρειάζεται να αλλάξουμε τακτική και να επιλέξουμε μία καλύτερη και ταχύτερη διαδρομή.
Καταληκτικά, να σημειώσουμε ότι ο σκοπός της ιεράρχησης των προτεραιοτήτων είναι η εξοικονόμηση χρόνου, προκειμένου να εργαστούμε για αυτά που είναι σημαντικά, για αυτά που θα φέρουν θετική αλλαγή μακροπόθεσμα και θα μας στρέψουν προς τη σωστή κατεύθυνση στη ζωή μας. Ως αποτέλεσμα, αισθανόμαστε πιο συγκεντρωμένοι στον σκοπό μας και αυξάνουμε, έτσι, την πιθανότητα να τον πετύχουμε.
*Η κα Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου παρέχει υπηρεσίες σε εταιρείες μέσω ατομικών συνεδριών, μικρών ομάδων εργασίας, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και συμβουλευτικής (coaching). Διατηρεί προσωπικό γραφείο για την παροχή συνεδριών ψυχοθεραπείας και συμβουλευτικής σε άτομα, οικογένειες, ζευγάρια και ομάδες.
Έχει υπάρξει ανώτατο στέλεχος Ασφαλιστικών Εταιρειών. e-mail: [email protected]
Διαβάστε επίσης: Αποτελεσματική συνεργασία στον χώρο εργασίας
Ακολουθήστε την Ασφαλιστική Αγορά στο Google News
