H πρόκληση της μηχανογράφησης σε έναν οργανισμό ασφαλιστικής διαμεσολάβησης
Του Νίκου Μαρκαντωνάτου, Διευθυντή Μηχανογράφησης της Sofos Insurance Agency A.E.
Καινοτομία, ευελιξία, μειωμένα λειτουργικά κόστη, ταχύτητα, αποδοτική και ποιοτική εξυπηρέτηση, ελαχιστοποίηση της γραφειοκρατικής απασχόλησης των συνεργατών, ποιοτικά στατιστικά δεδομένα… είναι κάποια μόνον από όσα χρειάζεται να προσφέρει ένα σύστημα μηχανογράφησης μιας σύγχρονης επιχείρησης ασφαλιστικής διαμεσολάβησης.
Στη Sofos Insurance Agency A.E., όπως εξηγεί στο άρθρο του ο κ. Μαρκαντωνάτος, ανταποκρίνονται με επιτυχία στην πρόκληση του συνεχούς εκσυγχρονισμού των μηχανογραφικών υποδομών και επανασχεδιάζουν όταν και ό,τι απαιτείται, με στόχο την τεχνολογική βελτιστοποίηση.
Ένας οργανισμός ασφαλιστικής διαμεσολάβησης έχει άμεση ανάγκη από μηχανογραφικά προγράμματα και τεχνολογικές λύσεις που θα τον διαφοροποιήσουν από τον ανταγωνισμό και θα του προσδώσουν καινοτομία, ευελιξία, μειωμένα λειτουργικά κόστη και φερεγγυότητα ως προς το δίκτυό του.
Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, οι επιλογές που μας δίνονται είναι δύο: είτε έπειτα από ενδελεχή έρευνα επιλέγεις κάποια/κάποιες από τις υπάρχουσες μηχανογραφικές επιλογές ή καινοτομείς και επανασχεδιάζεις το πρόγραμμα που επιθυμείς για τις καθημερινές σου εργασίες, βάσει των απαιτήσεων που συνεχώς παρουσιάζονται. τα λεγόμενα “tailor-made” προγράμματα.
Η πρώτη επιλογή σαφώς σε αποφορτίζει από βασικές ανάγκες, όπως καθημερινή έρευνα και σχεδιασμό, ανάγκη από ανθρώπινο δυναμικό, πολλές εργατοώρες και πίεση χρόνου για υλοποίηση. Από την άλλη, ένα έτοιμο μηχανογραφικό σύστημα έχει ανάγκη από συνεχή παρακολούθηση, υποστήριξη και προσωπικό που καλείται να βρει λύσεις σε ένα μη γνώριμο σύστημα για εκείνο.
Θα λέγαμε ότι η μηχανογράφηση σε αυτού του είδους τους οργανισμούς αποτελεί εξ ορισμού μεγάλη πρόκληση: πρόκειται για ένα μεγάλο “σφουγγάρι” άντλησης πληθώρας πληροφοριών, προερχομένων από πολλές και διαφορετικές πηγές, οι οποίες είναι συχνά δομημένες με ιδιαίτερο τρόπο, σε κάποιες περιπτώσεις ακόμη και ασύμβατες με τον τρόπο που επιλέγει να διατηρεί τα δεδομένα η επιχείρηση.
Καθημερινά αντλούμε δεδομένα από 30 περίπου ασφαλιστικές εταιρείες, καθεμία εκ των οποίων έχει δομήσει με διαφορετικό τρόπο τη βάση δεδομένων της και τα Lines of Business της.
Τα δεδομένα αυτά, μαζί με πληροφορίες από λογιστικά προγράμματα, δεδομένα από online εφαρμογές, λοιπά στοιχεία προερχόμενα από δημόσιους οργανισμούς, επιμελητήρια κ.τ.λ., πρέπει να αναδομηθούν και τελικά να συγχωνευθούν αναλλοίωτα σε μία και μόνο βάση, ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση της πληροφορίας όποτε χρειαστεί, αλλά και να παρέχει χρήσιμες πληροφορίες στη διοίκηση της εταιρείας.
Υπό αυτό το πρίσμα η έννοια του “στατικού” δεν μπορεί να έχει θέση στον κορμό της μηχανογραφικής υποδομής της εταιρείας. Ο πυρήνας των ηλεκτρονικών εφαρμογών της πρέπει να είναι δυναμικός. Πρόσφατο παράδειγμα η εφαρμογή των Κοινοτικών νομοθεσιών (GDPR, IDD) που αναπόφευκτα επέφερε αλλαγές και στον τρόπο διαχείρισης των εμπλεκόμενων εργασιών αλλά και στις σχετιζόμενες μηχανογραφικές υποδομές.
Παράλληλα με τη διαχείριση των data της εταιρείας, οφείλεις να θυμάσαι ότι εργάζεσαι σε μία επιχείρηση όπου δεν υπάρχουν μόνο μηχανήματα, αλλά και άνθρωποι, των οποίων ο τρόπος εργασίας σχετίζεται άμεσα με τις μηχανογραφικές εφαρμογές που έχουν διαθέσιμες.
Καθώς διανύουμε μία περίοδο όπου τα RPA (Robotic Process Automation – Ρομποτικός Αυτοματισμός Διεργασιών) ακμάζουν, δεν μπορούμε και εμείς να μην ακολουθούμε την τεχνολογία νέας γενιάς.
Οι δυνατότητες αυτών των αυτοματισμών ποικίλλουν και χαρίζουν στον χρήστη ευελιξία, καθώς τον αποδεσμεύουν από καθημερινές, επαναλαμβανόμενες, μονότονες, μη δημιουργικές εργασίες, απελευθερώνοντας παράλληλα πόρους και λειτουργικό χρόνο για να ασχοληθεί με το κύριο πεδίο ευθύνης του.
Ήδη, οι πρώτες εφαρμογές τέτοιων αυτοματισμών μας επιστρέφουν αισιόδοξα αποτελέσματα, όσον αφορά την ταχύτητα με την οποία ολοκληρώνονται συγκεκριμένες εργασίες, αλλά και πιο ποιοτικά στατιστικά.
Αισθάνομαι τυχερός που εργάζομαι σε μια επιχείρηση που αντιλαμβάνεται πλήρως την ανάγκη για συνεχή εκσυγχρονισμό των μηχανογραφικών υποδομών και πρόθυμα συμμερίζεται τις ανάγκες και τους προβληματισμούς για επανασχεδιασμό.
Η εμπειρία της «πρώτης γενιάς» στη διοίκηση είναι πάντα οδηγός για κάθε απόφαση που πρέπει να παρθεί σχετικά με τις υποδομές της μηχανογράφησης σε hardware και software, ενώ η «νέα γενιά», η οποία ωρίμασε επαγγελματικά μέσα στις δυο τελευταίες δεκαετίες που ήδη η τεχνολογία ήταν παρούσα ως μέσο ανάπτυξης, έχει αναλάβει τον ρόλο να βελτιστοποιεί συνεχώς τεχνολογικά την εταιρεία, μερικές φορές πιο μακριά ακόμη και από τον δικό μου ορίζοντα.
Όσον αφορά την ποιοτικότερη και αποδοτικότερη εξυπηρέτηση του δικτύου της Sofos Insurance Agency, στόχος της διοίκησης παραμένει η συνεχής αναβάθμιση του Sofos Portal (Ηλεκτρονική πλατφόρμα WebInsurer, μέσα από την οποία πραγματοποιείται το 90% των ασφαλιστικών εργασιών της επιχείρησης), αλλά και η κατασκευή καινοτόμων εφαρμογών, οι οποίες θα ελαχιστοποιούν τη γραφειοκρατική απασχόληση των συνεργατών της.
